この2週間、当ブログのアクセス数がいつもの倍ぐらいあったので、申告される方が見てくださっているのかなと思っていました。ありがとうございます。初めての青色申告、無事終わられましたか？ずっと白色申告されてきた方にとってはさほど難しくはなかったかもしれませんが、困ったこと、悩んだこともあったのではないかと思います。1年たつとまた忘れてしまうので、気がついたことはメモしておくと来年助かります。私の手元には最初の頃のメモがまだ残っていますが、今でも役に立つことがあります。
申告後の作業 – 書類の保管
提出した申告書、決算書等の控えはもちろん、帳簿（私は総勘定元帳を印刷しています）、領収書や通帳などは原則として7年間の保管が義務付けられています。
国税庁サイト「記帳や帳簿等保存・青色申告」
ここを見ると、データのみで保管したい場合は届出が必要です。
今年度分の記帳 – 会計ツールの選択肢
記帳指導で勧められた会計ソフトを使い続けてもいいですが、私の周りではExcel形式のもの（フリーランスのための青色申告）を使っておられる方が多いです。国税庁のサイトも便利ですし、もともと翻訳業はお金の流れも単純なので、それで十分だと思います。値段も1200円ぐらいと安価です。（ご参考までに、うっちーさんがブログでレポートを書いておられます）。
弥生などの会計ソフトを使っておられる方と、だいたい半々ぐらいでしょうか。会計ソフトは減価償却費や年齢で変動する扶養家族の控除額を自動で計算してくれますし、e-Taxへのインターフェイスもあるのでそれなりに便利ですが、5000円～1万円ぐらいします。
さらに、昨年あたりからクラウド型の会計ソフトを導入されている方もおられます。銀行口座やクレジットカードの内容を簡単にインポートできる、勘定科目を自動で決めてくれるなど、省入力メリットがあるようです。こちらは毎月980円だそうです。
記帳作業をルーチンに
申告は終わりましたが、もう今年度は始まっています。大仕事にならないよう、少しずつ作業を進めておきましょう。もちろん、還付さえ受けられればそれでよい、と割り切ってもいいでしょう（以前は私もそうでした）。けれども日々の会計は還付だけが目的ではありません。例えば私にとって大切なのはお金の管理です。今月は売上げが少なかった、最近どこそこからいただくお仕事が増えた、本を買いすぎたから来月はちょっと控えよう、など月に1度は自分の仕事やお金を見直すようにしています。
フリーになってからずっと、毎月決まった日に決まった金額を銀行から下ろし、生活費の口座と財布、経費の財布に振り分けて入れています。当時はネットバンキングはなかったので銀行を回って通帳記入するのが習慣になったのでした。生活費も含めて使い過ぎがないか、通帳のお金が不足していないか、確認しています。経費といえども自分のお金です。どうせなら確定拠出年金や小規模企業共済などの「お金が残る節税」ができるよう、経費が「適度な金額」になること目指しています。
経費の計上漏れを防ぐ
何が経費になるか悩むことが多いですか？そんなときは「仕事に関係しているかどうか」で判断するのが一番です。
もったいないのは「記帳漏れ」です。特に少額の交通費は領収証がないので、金額や目的地だけでなく「何のために」をメモするようにしています。以前はメモがあればパスモの領収証でいいと思っていたのですが、今はメモで1か月分を合計し、記帳しています。
領収証は下の写真のように、もらい物のカレンダーを使って月ごとに仮止めしておき、入力する前に整理します（写真を撮るのだからおしゃれなクリップにしておけばよかった…）。
交通費メモはこんな感じです（3桁の数字は会計ソフトの科目コードです）。
入力はできるだけ少ない方が楽なので、仕事用のクレジットカードは一番金額の多い図書費専用にしています。Amazonでも紀伊國屋WEBでも本屋さんでもできるだけこのカードで買うようにして、図書費入力は月一回で済ましています。
請求書は、自分で起こしたもの、客先が専用仕様で作成されたもの、WEB決済のものも、印刷してまとめます。さらに通帳も当月分をコピー。翻訳料の入金が遅れるなんてことは滅多にありませんがそれも確認できます。入力が終わったら台紙に領収証を貼り、1か月分をまとめてクリアホルダーに入れます。こうしておけば1か月分のお金の流れがまとまります。
12月末か来年1月初めにはこれが12冊になっているのが目標です。なかなかそうはいきませんが、忘れないよう最低限メモだけは取っています。
自分なりのやり方で
領収証もスキャンして管理するなど書類をデジタル化しても便利ですが、私個人は今のところアナログで整理するのが性に合っているようです。どのようにされるにせよ、ご参考になればと思い私のやり方を書いてみました。
皆さんもぜひ自分なりのやり方を見つけてくださいね。