もう2月も半ばですね。支払調書は揃いましたか？ 私は取引先の数が多いので毎年なかなか揃いません。発行期限は1月末ですので2月下旬になっても届かない場合は問い合わせてみましょう。昨今はPDFをダウンロードリンクをメール送付される会社もあります。また、金額が5万円未満の場合支払調書の発行が義務ではないらしく、出さない会社もあるようです。
現金主義と発生主義
送られてきた支払調書の合計金額と自分で会社別に後継した金額と食い違うことはよくあります。「現金主義」で計算している会社があるからです。かといって発生主義で計算し直して欲しいなどとお願いはできないです。また、白色申告でも青色申告でも、基本的に発生主義で計上する必要があるので相手の現金主義に合わせることはできません。
そういう場合や支払調書が発行してもらえなかった場合は実際の金額を入れる、しかありません。私は帳簿とは関係なく、支払調書に記載された源泉税の合計を確定申告書に記入していましたが、それで問題はありませんでした。
ところで現金主義と発生主義とはどういう意味でしょうか。
発生主義とは、現金の収入や支出が発生した時点には関係なく、収入や支出の事実が確定した日の日付けで計上する方法です。要するに請求書を起こした日の売上げになります。
現金主義とは現金の収入や支出があった日の日付けで記帳する方法を指します。つまり支払いがあった時点で計上する方法です。
期中現金主義・期末発生主義
私たちは日々帳簿を付けていますが、だいたい3月～10月の入金は、年度内に請求した売上げです。その場合は現金主義で、つまり入金があったときに売上げに計上しても、発生主義の記帳と実質同じになります。そしてそのほうが記帳も楽です。
ただしこのような場合も、期末だけ、請求書を起こした時点で売掛金として計上しておかないと発生主義の会計になりません（つまり期中に請求して支払は次年度になる場合です）。このようなやり方は期中現金主義・期末発生主義と呼ばれています。
按分処理マイナス残高計算を忘れずに
帳簿が完成したら、もう一度マイナス残高計算を行いましょう。マイナスが出たら適宜事業主貸また決算処理を行う前に按分処理を行います。会計ソフトにはそのためのメニューやボタンがあるはずです。あらかじめ決めておいた按分比率に応じて家賃や光熱費などが事業用と家事用に分かれます。
早めに税務署へ
初めて青色申告される方はできるだけ早く帳簿を完成させてまだ税務署が空いているうちに行きましょう。税務署のPCで書類作成できますし、事務所の方は親切に教えてくれますよ！
翻訳者のための青色申告（6） – 申告後の書類保管と次年度の作業